Nos armoires de bureau nous révèlent-elles ?
jeudi 24 juillet 2014
Dis-moi ce que tu mets dans ton armoire, je te dirai qui tu es ? Avez-vous déjà observé l’intérieur de vos armoires ? Une série d’études publiée par la psychologue Kathleen VOHS démontre que le désordre au bureau peut-être synonyme de générosité, créativité, flexibilité et témérité face aux changements ou à la nouveauté.
L’employé structuré, organisé, efficace en 15 secondes, ne s’adapterait pas si facilement aux changements brutaux ! Les personnes désordonnées seraient donc plus créatives et posséderaient une autre manière, bien à elle, de ranger l’information !
Ce constat permettra à tout à chacun, de s’accepter ou justifier ses tocs, ses petits travers ou son grand capharnaüm !!!! A chacun sa façon de travailler, mais en équipe, l’exercice se corse. Chacun doit pouvoir faire quelques compromis pour ne pas tuer la créativité dans l’œuf, ni pour se laisser déborder par le bazar de l’autre !
Les plus d’une armoire organisée
Plus qu’une optimisation de recherche, un rangement structuré aura d’autres effets positifs à long terme.
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Réactivité augmentée
Retrouver l’information, tel un document, une pièce justificative, un acte commercial, un contrat, ou simplement des tarifs, devrait pouvoir s’effectuer en 15 secondes top chrono ! Surtout si vous devez consulter avec un correspondant en ligne !
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Clarification du champ visuel : un excellent déstressant
L’abaissement du niveau de stress intéresse (malheureusement) de plus en plus d’employés ou professionnels, quel que soit le niveau de leurs fonctions ou de leur niveau de compétence organisationnelle. Cette solution, aux effets hypnotiques, reste toutefois temporaire ! Il ne suffit pas d’un bon coup de ménage pour croire que nous serons à l’abri du stress pour 2 ans !
L’armoire rangée pour la vie : une utopie !
A l’ère numérique, l’armoire comme tout rangement de bureau, sera fortement impactée par les nouveautés itératives ! La vie professionnelle génère de nouvelles informations législatives, techniques, écologiques, sanitaires et j’en passe. Quasi-incontournables, ces changements s’observent régulièrement avec les tendances d’une économie mouvante. L’organisation d’une année, ou d’un trimestre, peut être remise en question du jour au lendemain (cf. modification taux de TVA 2014, éco-contribution dans le mobilier…)! Au final, l’armoire de bureau nouvellement structurée sera, tout de même, à réadapter !
Mais que faire ?
• Ranger individuellement ?
• A quelle fréquence ?
• Ranger collectivement ?
• Consacrez une journée tous les trimestres au rangement de bureau ?
• Laissez s’accumuler les anciens documents avec les nouveaux ?
Personnellement, il est difficile de répondre de manière tranchée, chaque entité comporte une personnalité, une culture d’entreprise cohérente avec son marché, sa profession !
La réponse toute faite n’existe pas : Qu’il s’agisse d’un comptable, d’une agence de communication, d’un fabricant high tech, d’une e-boutique, d’une plateforme logistique… les solutions différent.
Je pense toutefois que, quelque soit le métier ou les caractéristiques de l’entreprise : Tout agrégat constitué d’êtres humains doit pouvoir se renouveler pour mieux s’armer et croître davantage.
Les solutions professionnelles externes
L’OFFICE ORGANISING est un nouveau métier en forte expansion dans les pays anglophones. Ses champs d’application vous aideront à gérer au mieux les flux entrant de documents administratifs, mais pas uniquement. Ces coachs de l’organisation sont aptes à trouver des compromis au sein d’une unité de travail.
Avec une vision nouvelle, externe et neutre, ils ont le mérite d’apporter un soutien efficace à l’élaboration d’un schéma directeur à la structure existante. Véritable squelette organisationnel, il permet d’appréhender la complexité et le volume grandissant de nos systèmes d’information, tout en y intégrant le rapport à l’ordre de chacun.
Quid des bureaux sempiternellement désordonnés ?
Est-ce une pathologie, comme le diabète, l’arthrite… ???
Le désordre se soigne-t-il ? Ou serait-ce une bénédiction comme l’évoque Eric ABRAHAMSON, auteur du livre «Un peu de désordre = beaucoup de profit(s) » – édition Flammarion. Rappelons que la pénicilline a livré ses secrets au scientifique A. FLEMMING, alors qu’il avait laissé son laboratoire dans le plus grand désordre !
Aussi , le seul fait de demander à un créatif de ranger son bureau, peut dissoudre toute énergie productive ! Vous gagnerez du temps et de l’efficacité en lui offrant une nouvelle armoire, à mettre à proximité de son environnement de travail.
Bien sûr, il s’empressera de cumuler les informations sans plus de structure apparente. Mais en lui laissant un ensemble d’informations à portée de main, ou d’yeux, vous lui donner toutes les chances d’exceller ! Un peu comme l’armoire à pharmacie serait indispensable à un hypocondriaque, qui s’assume !!!!
