Le confort au bureau : un levier de motivation

lundi 5 juillet 2010

Marie-Claire est responsable des ressources humaines dans une PME française. Diplômée d’une école de droit, expérimentée en gestion de personnel, elle ne gère pas les carrières à la légère.  L’entreprise, un hypermarché on-line, mature et dynamique, est à la recherche d’un regain d’optimisme, dans une période de crise.

Le mot du Directeur Général cette année : « il faut aujourd’hui relever les défis de demain ».

Cette dernière et les autres responsables de service ont déjà déployé beaucoup d’énergie et appliqué plusieurs méthodes pour manager 314 personnes. En d’autres termes, « il faut être plus performant, au même salaire, période de récession  oblige !» Marie-Claire, tu as du pain sur la planche !

Elle remarque que 207 d’entre elles, plus de la moitié du personnel, sont postées à 80 % de leur temps, dans leur bureau. Quelques recherches sur internet l’amènent rapidement à consulter des statistiques traitant de l’influence du confort sur la qualité du travail.

Le résultat de l’étude révèle la confirmation de ses convictions vis-à-vis de la qualité de vie professionnelle. La productivité du personnel passe notamment par une amélioration de son confort. Plusieurs paramètres génèrent un état de bien-être quotidien.

La jeune femme entreprend de lister, budgéter les améliorations possibles qui influenceraient à coup sûr, l’efficacité du personnel au sein de l’entreprise.

Revoir les sièges de bureau

Pour Marie-Claire, le fauteuil de bureau est un point crucial. En effet, cette dernière ne veut pas sous-estimer le siège bureautique, par expérience.

Un siège inadapté, défectueux peut être la source de nombreuses pathologies dorsales, et indirectement d’arrêts de travail intempestifs.  Le siège de bureau est un mobilier qui doit s’adapter à la morphologie de l’utilisateur et la fréquence de son utilisation.

Marie-Claire commence à pointer les services les plus concernés et les personnes les plus sensibles.

Éclairage du bureau : des yeux moins fatigués

Marie-Claire tient dans les mains un rapport très éloquent, rédigé par une commission réunissant ophtalmologistes et médecins de travail. Quelques préconisations sont à respecter pour réduire la fatigue oculaire :

• Pour réduire les maux de tête, évitez que votre écran soit dos à la fenêtre.

• Idéalement, la  lumière naturelle doit prendre source à droite ou à gauche de votre écran.

• Il est bon de respecter une distance de 60 à 80 cm entre votre écran et vos yeux.

Pour un travail sur écran, les ophtalmologistes s’entendent pour prescrire un éclairage indirect et un éclairage d’appoint sur le bureau de l’utilisateur.

L’éclairage indirect est bien mieux toléré que les caissons lumineux ou néons classiquement implantés dans les faux plafonds des locaux professionnels.

Un bureau pratique et fonctionnel

Enfin, en observant les employés de bureau, Marie-Claire s’aperçoit que bon nombre « grognent » pour trouver un dossier, souvent difficilement accessible du fait de la distribution et de la configuration des bureaux partagés.

Là, des améliorations peuvent être apportées en respectant quelques principes de base :

• Prévoir des voies de circulations suffisamment larges, mais relativement éloignées du poste de travail. Ainsi l’employé installé à son bureau, n’est pas gêné par les allers et venues d’autrui.

• Prévoir des rangements adaptés pour faciliter l’accès aux documents les plus utilisés.

• Préférer les dossiers suspendus lorsque le poids et le volume des documents le permettent. Les dossiers suspendus sont pratiques pour trier et faire des recherches rapides

• Opter pour des caissons mobiles, qui sont à porter de main et rapides à ranger en fin de journée.

• Bien faire ou mal faire, le budget sera le même ! Prendre le temps de la réflexion lors de ces aménagements, évite les erreurs dues à la précipitation.

S’entendre et lutter contre le bruit

Marie-Claire pense, à toutes ces fois, où pour mieux se concentrer, elle s’isole dans la salle de réunion. Préparer ses dossiers, dans le calme, c’est un luxe qui ne devrait pas l’être ! Le monde de l’entreprise, selon les lieux et services, est plus ou moins bruyant.

La lutte contre le bruit est réelle et fait partie des prérogatives légiférées à ce jour. Le bruit est déclaré par l’OMS comme un facteur de stress, de mal-entendement, d’acouphènes et autres maladies incurables.

Marie-Claire prend note de cet aspect important qui peut aller de  l’inconfort à la pathologie : le bruit et sa propagation.  Elle feuillète les catalogues de cloisons phoniques et cloisonnettes de séparation. Elle s’attarde sur les armoires acoustiques évitant la propagation des ondes.

Les aménagements phoniques sont une solution. Les comportements humains peuvent également jouer leur rôle.  Des règles de « bonne conduite »  adaptés au milieu professionnel sont favorables à la diminution des nuisances sonores. Ce dont pourquoi, les portables devraient être en mode vibreur dans l’open-space de l’établissement.

Le règlement intérieur peut également se voir doté d’un nouvel article stipulant le protocole de la lutte contre le bruit.

Décoration intérieure : ambiance zen ou énergie vive ?

Notre responsable RH se met en relation avec l’architecte référant des bâtiments de  l’entreprise.

Elle arrive à obtenir rapidement un rendez-vous pour une visio-conférence. Cette technique de communication, qui ne remplace jamais une rencontre réelle, a tout de même l’avantage d’améliorer la qualité des échanges et celle de la compréhension.

L’architecte accompagné d’un décorateur s’expriment en ces termes :

« Une nouvelle peinture, un rafraichissement des murs, une autre ambiance, et voici que le moral vous gagne ! Envie de faire place nette, classer, vous mettre à jour, vous êtes prêt à être l’employé du mois !

Les couleurs  flashy ou vitaminées,  augmentent le dynamisme de toute l’équipe. Les teintes claires, pour une pièce, lassent moins. Les teintes neutres reposent.

Si vous avez peu de luminosités dans les bureaux, choisissez des couleurs claires pour les plans de travail. Je vous conseille d’opter pour un revêtement mural lumineux, pastel ou blanc.

Les tons bois réchauffent une atmosphère, lui donne une ambiance naturelle. Les couleurs unies et mates permettent des mariages plus aisés avec l’ensemble de la décoration intérieure. »

Pour finir la communication, ils lui conseillent l’incorporation de plantes vertes, nécessitant peu d’entretien, tout en évitant le ficus, trop allergisant.

Efficacité et confort au bureau : convaincant !

Marie-Claire a collecté les informations suffisantes pour monter son dossier « Améliorer les conditions de travail, pour des employés plus efficaces ».

Sa check-list est volontairement succincte. Marie-Claire privilégie pour son projet, les paramètres les plus influençables et les plus économiques.  Une fois, son dossier constitué, elle devra convaincre son D.G. Il faut avouer qu’améliorer le confort des utilisateurs est probablement le levier le plus efficace, et l’un des moins onéreux, pour booster ses employés !

Aménagement de bureau, Conditions de travail